Définir votre Framework de Contenu avec des Processus et Systèmes

Après avoir mis en place votre stratégie marketing digitale et savoir quel type de contenu vous avez besoin, vous voudrez créer un système sur lequel vous pouvez compter pour faire le travail. Ce chapitre explore également comment les systèmes de contenu et les procédures documentées facilitent tout.

Organiser le Processus de Contenu

Pourquoi devriez-vous vous soucier de développer un système pour vos efforts de contenu ? La meilleure réponse est que tout le monde en bénéficie, même ceux qui ne sont pas directement impliqués dans le processus. Vous ne considereriez probablement pas monter un autre type de projet dans votre organisation sans détailler comment les choses vont fonctionner. Il devrait en être de même pour votre système de contenu.

Bien sûr, si vous êtes un entrepreneur solo qui n'utilise pas de freelances, vous pouvez probablement vous en sortir sans rien documenter. Mais dès que vous faites appel à une autre personne, vous devez lui faire savoir comment les choses se font pour qu'elle ne réinvente pas la roue.

Bénéficier d'un Framework Défini

Quand vous implémentez un processus de content marketing documenté, vous fournissez à tous dans l'organisation des attentes claires sur :

• Qui est en charge (et responsable) de chaque partie du processus
• Combien de temps vos différentes campagnes et tâches prennent à compléter
• Comment éviter les goulots d'étranglement et erreurs
• Ce que le budget fournira et quelles ressources sont nécessaires
• Si vous atteignez vos objectifs de contenu et business
• Si vous respectez vos exigences légales
• Comment la sécurité est implémentée et préservée

À l'opposé, voici un bref aperçu de ce qui peut arriver si vous n'avez pas vos systèmes de contenu en place :

Violations des lois sur le droit d'auteur : Images ou contenu protégés publiés sans permission.

Diffusion d'informations inexactes : Clients en colère voyant des informations incorrectes non vérifiées par un gestionnaire de contenu.

Design négligé : Aucune approbation obtenue pour la cohérence du design, faisant paraître votre marque amateure.

Articles mal écrits : Sans guidance éditoriale, vos posts pourraient avoir des fautes qui rebuteront votre audience.

Évidemment, les gens font des erreurs. Même avec un système de contenu en place, vous aurez encore des erreurs. Un framework de contenu aide simplement à éliminer autant d'erreurs graves que possible, particulièrement crucial pour les systèmes de gestion de contenu professionnels.

Examiner les Systèmes Nécessaires

Vous pouvez commencer en vous concentrant sur ce qui est impliqué dans l'assemblage de votre système de contenu. Aucune magie n'est impliquée. Comme pour tout projet que vous créez, vous devez savoir quelles sont les tâches, comment les accomplir, et quelles sont vos contraintes budgétaires.

Il est important de s'assurer que tous dans l'équipe comprennent comment vous livrez du contenu de qualité en utilisant les plus hauts standards.

Vous devriez avoir un processus documenté que tout le monde peut suivre. Selon le Content Marketing Institute, la recherche montre que ces entreprises qui ont un framework documenté croient que cela les aide à être des content marketeurs plus efficaces.

Vous devriez aussi faire attention à la politique de bureau liée à votre projet. Les grands projets engendrent généralement de grandes émotions. Assurez-vous que tout le monde soit entendu.

Tâches Essentielles du Framework

Alors, maintenant vous êtes chargé de mettre le système en marche. Vous avez l'adhésion et vous devez vous mettre au travail. Que doit-il arriver ensuite ?

Si votre entreprise a un Système de Gestion de Contenu (CMS) formel, ce système devrait avoir des guidelines spécifiques sur les façons dont vous devez saisir et gérer votre contenu.

Vous devez :

Assigner les rôles et responsabilités : Tout le monde doit savoir de quoi il est responsable et dans quel délai.

Établir des règles de gouvernance : Des règles de gouvernance doivent être créées pour que les gens sachent comment prendre des décisions.

Mettre en place des guidelines éditoriales : Les éditeurs ont aussi besoin de règles. N'oubliez pas de les créer pour que tout le monde les suive.

Développer un système de ressources pour rédacteurs : Vous devez identifier où trouver des rédacteurs, comment les assigner à des tâches spécifiques, et quoi et comment les payer.

Sélectionner et utiliser un calendrier éditorial : Tout le monde doit voir ce qui est créé. Un calendrier est aussi utilisé pour assigner d'autres tâches de projet.

Créer des guidelines de contenu pour auteurs : Les rédacteurs doivent savoir ce qui est attendu d'eux en termes de style et contenu.

S'assurer d'avoir des guidelines visuelles pour designers : Votre contenu doit être visuellement attrayant et conforme à toutes les guidelines documentées.

S'assurer que votre taxonomie soit en bon ordre : Vos mots-clés et autres classificateurs de données doivent être tenus à jour.

Développer le workflow pour réviser et approuver le contenu : Après que le contenu soit écrit et ait traversé le processus éditorial.

Publier le contenu sur plusieurs canaux : Avoir des guidelines de canal en place pour chaque plateforme sociale où vous publiez.

S'assurer que la formation soit en place : Si de nouvelles personnes rejoignent le processus, vous voulez être sûr qu'elles puissent être opérationnelles rapidement.

Il est aussi critique de donner à tous les membres de l'équipe l'opportunité de faire des suggestions et d'améliorer les procédures. En fait, même ceux qui ne sont pas des membres réels de l'équipe peuvent bénéficier de comprendre le processus de création de contenu.

Déterminer les Rôles et Responsabilités

Quand il s'agit du lieu de travail moyen, il est parfois difficile de savoir qui est en charge. Les gens assument souvent le manteau de l'autorité même quand ils n'ont pas de vrai pouvoir. Mais avant de déterminer qui est en charge, il est important de savoir comment les décisions sur le projet seront prises.

Les modèles de gouvernance sont typiquement de trois types :

Centralisé : Dans ce modèle, toutes les décisions sont prises par un comité central qui a l'autorité de consulter quiconque dans la hiérarchie. Ce modèle fonctionne mieux dans les petites entreprises avec une équipe éditoriale localisée.

Hub-and-spoke : Ce modèle permet à différentes équipes de prendre la responsabilité de leurs propres décisions. Ces équipes peuvent être dispersées à travers le globe.

Hybride : Ce modèle est le plus populaire. Il est plus informel et permet aux équipes d'utiliser le meilleur des deux modèles.

Rôles Nécessaires pour un Système de Contenu

Plusieurs rôles doivent être assignés dans un système de gestion de contenu :

Chef de Projet : Leader corporatif qui approuve le budget global et les objectifs et est ultimement responsable du succès ou échec global du projet.

Gestionnaire de Projet : Gère le budget, le personnel, les guidelines, etc.

Gestionnaires de Contenu : Déterminent de quels sujets on écrit et quels formats sont utilisés.

Éditeurs : Assignent et programment les rédacteurs ; évaluent l'écriture ; supervisent les révisions ; approuvent pour publication.

Contributeurs : Écrivent articles, ebooks, et autre contenu.

Designers : Créent images et conçoivent les mises en page.

Administrateurs Système de Contenu : Évaluent le contenu pour s'assurer qu'il s'affichera correctement ; créent des pages ; vérifient les liens.

Administrateurs Web : S'assurent que le contenu est formaté pour publication et respecte tous les standards web.

Gérer le Workflow

Développer un workflow efficace est une partie vitale du système de contenu. Quand vous documentez vos systèmes, vous vous aidez et aidez les autres à apprendre le processus. Vous facilitez aussi pour les autres de repérer les erreurs.

Voici plusieurs tâches à considérer dans votre processus de workflow :

• Comment les contributeurs sont trouvés et assignés
• Comment les contributions sont programmées
• Comment le contenu est révisé et approuvé
• Comment le contenu est publié

Les documents de workflow devraient inclure des éléments visuels. Si vous pouvez capturer des captures d'écran, c'est génial. Les diagrammes de flux sont aussi utiles.

Trouver et Assigner des Rédacteurs

Votre contenu n'est aussi bon que les gens qui le créent. Si, comme IBM, vous avez des experts en la matière (SME) dans presque tous les domaines techniques et business, votre problème est résolu.

Mais que faire si vous n'avez que quelques personnes qui peuvent écrire, ou pire encore, personne qui peut produire du contenu ? Vous devez regarder en dehors de votre organisation pour engager des rédacteurs et éditeurs.

Pour assembler une équipe de créateurs de contenu, vous avez plusieurs options :

Exploiter votre talent interne : Si vous choisissez cette voie, vous devrez prendre beaucoup de la gestion vous-même. Un désavantage majeur est que vous êtes coincé avec le talent d'écriture que vous avez.

Engager des contractuels individuels : Cette voie vous donne le potentiel de trouver de bons rédacteurs. Vous devrez encore gérer leur temps. Le désavantage majeur ici est que vous devrez peut-être tester plusieurs rédacteurs. Sources pour rédacteurs freelances :

• Contently
• WriterAccess
• Zerys

Engager un service d'écriture : Quand vous engagez un service d'écriture, vous obtenez quelqu'un d'autre pour gérer vos rédacteurs. Services d'écriture :

• Internet Marketing Ninjas
• Express Writers
• Brafton

Contacter des influenceurs : Pour compléter votre contenu, vous pourriez vouloir avoir des posts d'invités faits par les influenceurs de votre industrie.

Payer un premium pour des rédacteurs spéciaux : Vous connaissez peut-être des rédacteurs professionnels qui fourniraient exactement ce dont vous avez besoin.

Bien sûr, vous pouvez mélanger toutes ces options et construire un système parfait pour vous.

Utiliser un Calendrier Éditorial

Planifieriez-vous un voyage sans regarder un calendrier ? Probablement pas. Alors pourquoi ne pas utiliser un calendrier éditorial quand vous programmez votre contenu ?

Si vous vous demandez si un calendrier est nécessaire, vous n'êtes pas seul. Certains content marketeurs ne veulent pas être embêtés à en établir un et le tenir à jour.

Avantages d'un Calendrier Éditorial

Regardez les tâches qu'un calendrier vous aide à accomplir. Quand vous avez un calendrier, vous pouvez :

Voir la vue d'ensemble : Un calendrier vous donne une vue d'un coup d'œil du contenu qui est dans le pipeline et qui a déjà été publié.

S'assurer d'avoir les ressources nécessaires : Pour éviter de longs gaps dans le planning, vous voulez aligner les rédacteurs à l'avance.

Développer du contenu pour des promotions spécifiques : Les gestionnaires produit, marketeurs, et gestionnaires des ventes veulent mettre leurs campagnes en tête de ligne.

Assigner des personnes à des tâches spécifiques : Un planning documenté vous permet de suivre avec les personnes auxquelles vous assignez des tâches.

Prévenir le problème de ne pas savoir sur quoi écrire : Un calendrier vous permettra de programmer des sujets à l'avance.

Varier vos formats de contenu : Programmer à l'avance vous permet de regarder les formats de contenu.

Aider votre équipe à être plus productive : Les gens sont plus productifs quand ils gèrent leur propre temps.

Il est critique de garder un flux constant d'idées de contenu pour pouvoir les brancher et les faire écrire. Gardez une liste croissante d'idées pour contenu dans des outils en ligne comme Notion, Trello, ou Asana (mise à jour 2025).

Outils de Calendrier

Alors quel outil de calendrier devriez-vous choisir ? Cela dépend de ce qui vous est disponible :

Si vous utilisez une plateforme logicielle CMS formelle : Vous pourriez déjà avoir un outil calendrier intégré.

Si vous voulez utiliser un calendrier autonome : Vous pourriez essayer celui de CoSchedule ou Notion (2025).

Si vous utilisez WordPress : Plusieurs plug-ins sont disponibles pour calendriers éditoriaux.

Outils modernes recommandés :

• Notion : All-in-one workspace avec templates calendriers
• Airtable : Base de données flexible pour content planning
• Monday.com : Gestion de projet avec vues calendrier
• ClickUp : Plateforme complète avec calendriers éditoriaux avancés

Documenter vos Politiques et Procédures

La documentation n'est pas considérée comme un sujet très excitant, mais c'est certainement très nécessaire. Documenter votre stratégie de contenu peut signifier la différence entre le succès et l'échec de votre projet. C'est particulièrement vrai pour les systèmes nécessitant une maintenance et sécurité régulières.

Vous devez poser plusieurs questions clés sur votre documentation de façon continue :

Est-ce que tout le monde sait où trouver la documentation ? : C'est génial d'avoir de la documentation, mais si personne ne sait où elle est, c'est inutile.

Y a-t-il une méthode pour faire savoir à tout le monde les changements ? : Avoir un moyen de garder tout le monde dans la boucle concernant les changements est clé.

Protégez-vous contre la "documentation ambulante" ? : La documentation ambulante se réfère à l'information qui n'est connue que par des employés spécifiques.

Types de Documentation Nécessaires

Voici le type de documentation dont vous avez besoin pour chaque domaine du système de contenu :

Gestionnaires de contenu : Taxonomie

Éditeurs : Guidelines éditoriales

Rédacteurs : Guides de style

Designers : Guides visuels et de marque

Administrateurs système de contenu : Exigences plateformes sociales, CMS

Administrateurs web : Systèmes et sécurité

Gestionnaires de Contenu

Dans les grandes organisations, les gestionnaires de contenu sont différents de l'éditeur. Un gestionnaire de contenu a un rôle plus stratégique. Elle est responsable de connaître les personas et les données collectées sur les clients.

Éditeurs

Les guidelines éditoriales sont critiques pour tout éditeur. Elles expliquent à tous les concernés quels sont vos objectifs de publication. Les guidelines disent à vos contributeurs qui est votre audience et ce que vous voulez qu'ils obtiennent en lisant votre contenu.

HubSpot fournit un template de style gratuit qui peut être utile si vous devez créer des guidelines from scratch.

Designers

Les designers comptent sur les guidelines visuelles qui ont été créées pour les propriétés web. Ils peuvent aussi se référer aux guidelines de marque si des questions surviennent.

Administrateur Système de Contenu

L'administrateur système de contenu s'assure que le CMS fonctionne et se référera à la documentation CMS quand nécessaire. Il garde aussi les guidelines de plateforme sociale avec les détails sur le formatage de contenu pour d'autres canaux. Pour les entreprises utilisant des outils d'administration avancés, cette documentation devient encore plus critique.

Administrateur Web

L'administrateur web est le gardien des guidelines de sécurité importantes pour les propriétés web de l'entreprise. Elle est aussi responsable de la documentation de maintenance système, particulièrement importante pour maintenir la sécurité et conformité des systèmes.

Pour les e-commerces nécessitant une surveillance avancée, l'analyse des commandes suspectes et l'automatisation des processus Shopify deviennent des composants essentiels du système de gestion.

Formation et Adoption des Systèmes

Bien sûr, vous savez que mettre tous les systèmes en place n'est que la moitié du travail. Les gens doivent être formés pour utiliser efficacement les systèmes. Une partie de la formation se fait en utilisant les systèmes et en devenant à l'aise avec leur fonctionnement.

La technologie que vous assemblez pour votre système peut inclure des outils logiciels pour écrire, designer, et éditer. Cela signifie que vous attendez de vos membres d'équipe qu'ils soient bien versés dans les compétences logicielles nécessaires pour leur travail.

Contenu Intelligent et Avenir des Systèmes

Récemment, les content marketers entendent parler de "contenu intelligent". Ce terme ne se réfère pas au contenu écrit pour les utilisateurs avancés. Plutôt, c'est du contenu structuré pour le rendre plus utile.

Scott Abel, le Content Wrangler, l'appelle "contenu qui peut être lu par les gens et les machines". La valeur de rendre votre contenu intelligent est qu'en fournissant une structure, le contenu peut être trouvé et utilisé à travers l'organisation.

Technologies Émergentes

Les nouvelles technologies transforment la gestion de contenu :

Intelligence Artificielle : Outils comme GPT-4, Claude, et Jasper automatisent la création de contenu tout en maintenant la qualité.

Automatisation des Workflows : Zapier, Make, et des outils similaires connectent vos systèmes de contenu.

Analytics Avancés : Google Analytics 4, Mixpanel, et des plateformes similaires fournissent des insights plus profonds sur performance du contenu.

Collaboration en Temps Réel : Notion, Figma, et des outils collaboratifs permettent aux équipes de travailler ensemble seamlessly.

Le contenu intelligent est-il quelque chose que vous devez considérer pour votre entreprise ? Cela dépend. Si vous êtes une petite entreprise avec une quantité limitée de contenu, la réponse est, pas maintenant. Si vous avez une grande organisation et beaucoup de formes différentes de contenu, développer du contenu intelligent vous aidera à livrer le meilleur contenu à tous vos clients.

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